Agil kravhantering – lättrörlig eller lätt rörig?

2014-02-16 Artikelbanken Kravhantering Läst 13706 gånger

Du som läser denna textrad är sannolikt nyfiken på vad vi har att säga om agil kravhantering. Du är inte ensam. De två områdena agila metoder och kravhantering är så heta just nu att kombinationen blir explosiv! Låter det spännande? Låter det kanske även lite farligt? I denna artikel kommer jag att förklara för dig vad agil kravhantering egentligen betyder. Dessutom kommer jag att ge dig verktyg för att få ut mer effekt av ditt kravarbete genom att tänka och agera mera agilt. Om jag lyckas så kommer du även inse att agil kravhantering inte behöver vara så farligt utan är hur spännande som helst.

I bilden nedan ser du två olika scenarier som illustrerar hur kravnedbrytning kan gå till. Vilket av dessa scenarion är mer agilt? Vilket ger mer effekt i form av verksamhetsnytta? Tänk nu efter en stund.

Om du gissat Scenario 2 som det mer agila och kanske mer framgångsrika alternativet så har du gjort en bra gissning. Om du gissat Scenario 1 så kan det vara lika rätt! Agil kravhantering handlar inte bara om vilka tekniker vi tillämpar eller vilka ”buzzwords” lånade från engelska som vi brukar i vårt arbete. I Scenario 2 ser vi till exempel ”Epic” och ”Story” och kan därmed luras att tro att vi har uppnått det där heliga tillståndet ”effektiv agil kravhantering”, med allt vad det innebär. Tyvärr riskerar vi att lura oss själva om vi drar slutsatser bara utifrån bilden. Sanningen är att Scenario 1 kan vara lika agilt som Scenario 2. Dessutom speglar Scenario 1 hur det ser ut på många arbetsplatser i Sverige idag. Essensen av ett framgångsrikt agilt arbetssätt eller ett framgångsrikt kravarbete syns faktiskt inte i bilden alls. Framgång och effekt handlar snarare om några underliggande värderingar som måste prägla vårt arbete. Dessa värderingar kommer jag att presentera och bearbeta under resten av artikeln, men först några ord om situationsanpassad kravhantering.

Situationsanpassad kravhantering

Om man befriar sig från sammanhanget agil systemutveckling en stund så kan man slå upp ordet ”agile” för sig själv och ”requirements management” för sig själv. Eftersom jag är amerikan så börjar jag naturligtvis på engelska i uppslagskällan Merriam Webster, men du får liknande resultat oavsett språk och källa. En ganska fri översättning av resultatet ger:

agil = lättrörlig, snabb och smart

kravhantering = insamling, kommunikation, prioritering, överenskommelse, dokumentation, spårbarhet och ändringskontroll

Denna enkla övning är otrolig kraftfull eftersom den fångar upp essensen av agil kravhantering. Vi måste fortsätta jobba med allt vad kravhantering innebär som vanligt, men med utökad förmåga att anpassa oss till olika situationer och högre ändringstakt på ett snabbt och smart sätt. Vi på Konsultbolag1 kallar detta för situationsanpassad kravhantering.

Agila värderingar

Om man nu köper det agila resonemanget så har vi så här långt etablerat att vi ska vara lättrörliga i vårt arbete. Vi måste snabbt kunna anpassa oss till olika situationer och till ändrade kravbilder. Det är ändå bra om vi har några fasta riktlinjer som vi kan hålla oss till, några principer som bäddar för framgång oavsett vilken metodik vi följer. Utan dessa vägvisare finns det risk att vi svänger åt olika håll i vårt arbetssätt utan en kompass. Agil kravhantering blir då snarare lätt rörig istället för lättrörlig. Bland alla viktiga aspekter av kravarbete och agila tillvägagångssätt har vi valt ut ett fåtal värderingar som vi betraktar som särskilt kritiska framgångsfaktorer:

  • Fokus på nytta
  • Engagemang från verksamhetsrepresentant
  • Kommunikation
  • Samarbete

Dessa värderingar går in i varandra. Om vi till exempel skall uppnå ett bra samarbete mellan verksamheten och leveransteamet förutsätter vi ett engagemang från verksamhetsrepresentanter under systemutvecklingstiden. Därför är det bra att tänka på att det finns synergieffekter mellan dessa värderingar när vi nu går igenom varje värdering för sig.

Fokus på nytta

Vad en verksamhet bestämmer sig för att satsa på bör vara ett resultat av en vision. Via våra satsningar går vi ifrån ett nu-läge mot ett önskat ny-läge som beskrivs av en vision. En vision kan finnas på flera nivåer, till exempel på företagsnivå, avdelningsnivå eller projektnivå. Vi bryter ner visioner till mätbara mål som i sin tur ofta kräver att vi skaffar eller vidareutvecklar vårt IT-stöd. Där hamnar vi i kravhantering av IT-system. Om beställaren, i sin kravställning, är för fokuserad på lösningar så kan resultatet bli att vi tappar bort visionen, målen och den önskade effekten. Detta illustreras i bilden nedan där vi till vänster saknar en tydlig koppling till vision.

Här har vi applicerat Fokus på nytta som en agil värdering för att få till ett anpassat och mer effektivt kravarbete. Jag har sagt att agilt och framgångsrikt kravarbete inte bara handlar om vilka tekniker vi använder, men det finns en anledning till att de agila teknikerna ökar förutsättningen för att lyckas. För att illustrera detta kan vi göra ännu en justering till vårt scenario, där vi byter ut användningsfall mot stories. Användningsfall är en mer traditionell teknik som fokuserar på användning. Stories är en mer agil teknik som fokuserar på effekt.

Här har vi plockat fram en agil teknik för kommunikation och dokumentation som har som samlingsnamn ”Story”. Om man använder begreppet från till exempel den populära agila metoden Scrum så säger man oftast ”user story” eller användarberättelse. En story tvingar fram ett fokus på den önskade effekten genom att kräva en beskrivning av varför kravet behövs. Tekniken ökar sannolikheten att vi praktiserar Fokus på nytta som en värdering.

Oavsett vad du använder för dokumentationsteknik, vad du kallar det för eller hur du tillämpar det, så är tanken från de agila metoderna helt rätt – verksamhetsnyttan ska tydligt kommuniceras.

Engagemang från verksamhetsrepresentant

Kravhantering är kommunikation mellan en kund med sitt verksamhetsperspektiv och en leverantör med sitt systemperspektiv. För att hantera problem, frågor och ändringar som uppstår under utveckling krävs det löpande interaktion mellan verksamheten och leveransteamet. Det räcker inte med engagemang bara vid början av ett projekt som kravställare eller vid slutet av ett projekt som mottagare av en leverans. I allt större utsträckning ser vi en etablering av rollen ”produktägare” i olika verksamheter. Ett av ansvaren som produktägaren har är att engagera sig i nedbrytning av verksamhetsbehoven tillsammans med olika roller från leveranssidan, till exempel testare och utvecklare. Dessutom ska produktägaren finnas till hands när frågor uppstår under utveckling. I den agila metoden scrum, som för övrigt är ganska restriktiv avseende roller, finns ”produktägare” däremot som en tydligt definierad roll. Om en organisation ska bedriva ett effektivt kravarbete så måste en produktägare eller motsvarande verksamhetsrepresentant finnas till hands löpande under hela utvecklingsprocessen, oavsett vilken metodik som följs.

Vi har redan visat hur den agila tekniken story kan användes för att sätta vår värdering Fokus på nytta i centrum. Om man använder stories som tänkt ska en verksamhetsrepresentant vara högst engagerad när utvecklingsteamet bryter ner en story till ett tillräckligt bra och detaljerat underlag för utvecklingsarbetet. Oavsett om detta görs i form av användningsfall, med gula lappar som innehåller detaljer, eller helt muntligt så har vi då kommit en bit med värderingen Engagemang från verksamhetsrepresentant.

Kommunikation

Kravhantering handlar om kommunikation – mellan verksamhet och IT, mellan beställare och leverantör, mellan olika verksamhetsområden, mellan olika roller och mellan olika intressenter. Även den agila världen sätter kommunikation i centrum. Som styrdokument har vi det mycket vettiga och, för allt fler, berömda Manifest för agil systemutveckling. Den säger att vi ska värdesätta ”Individer och interaktioner framför processer och verktyg” som du ser i bilden på gubbgänget nedan.

Kravhantering har alltid handlat om kommunikation, så vad är skillnaden med agil kravhantering? Skillnaden är hur och när vi tillämpar vår kommunikation.

Hur ska vi kommunicera?

Där mer traditionella utvecklingsmetoder som Vattenfall och RUP har fokuserat på dokumentation som ett sätt att kommunicera, har de agila metoderna som Scrum, Kanban, Lean, XP med flera lyckats flytta vårt fokus från dokumentation till interaktion mellan människor. Denna interaktion kan och skall till stor del vara muntlig. Det blir ännu bättra om verksamhetsrepresentanten sitter tillsammans med utvecklingsteamet under hela utvecklingsarbetet. Då kan frågor hanteras löpande när behovet uppstår, istället för att vi måste kalla till särskilda möten. Specifikationer och andra dokument fortsätter spela en viktig roll, men mer som ett sätt att dokumentera beslut och viktiga detaljer, än som ett sätt att kommunicera.

När ska vi kommunicera?

För att lyckas med kravarbetet ska kommunikation mellan olika parter börja så tidigt som det är rimligt och sedan fortsätta löpande. Vi har alla olika perspektiv som vi bidrar med i kravarbetet. Beställaren eller produktägaren representerar intressenterna från verksamhetssidan och har en produkt-roadmap att förhålla sig till. Testarna behöver vara bekanta med krav som testunderlag och kan ifrågasätta om kraven kan valideras och verifieras. Utvecklarna måste förstå de bakomliggande behoven och ”spelreglerna” det vill säga till vilken grad av frihet och under vilken grad av styrning de kan agera när de bygger lösningar. Ju tidigare vi får ihop dessa olika perspektiv desto mer sannolikt är det att vi fattar vettiga beslut med en helhetssyn på våra satsningar. Sedan kommer förutsättningar och prioriteringar att ändras. Dessutom kan vi räkna med att missförstånd kommer att uppstå oavsett hur vi jobbar. Därför behöver vi upprätthålla en löpande dialog mellan nyckelroller. På så sätt kan vi snabbt och kontrollerat reagera på ändringar och justera vid behov, vilket är vår definition på agil kravhantering.

Samarbete

Samarbete går hand i hand med kommunikation. Samarbete innebär att du har flera parter med ett gemensamt mål, som pratar med varandra och som kompletterar varandra med sina perspektiv och färdigheter. Essensen av detta fångas upp i följande princip från Manifest för Agil systemutveckling:

 

Kundsamarbete framför kontraktsförhandling

 

För att göra denna allmänna princip mer aktuell avseende vårt kravarbete här i Sverige idag så tar jag friheten att omformulera den enligt följande:

 

Samarbete framför överlämning

 

Överlämning kan betyda till exempel överlämning av en kravspecifikation, användningsfall eller stories från verksamheten till leveransteamet. Överlämning behöver inte vara dåligt, men framgång beror på hur överlämningen går till och hur samarbetet ser ut både innan och efter överlämningen. Jag återupptar de två scenarion som inleder denna artikel och påminner om att våra verkliga framgångsfaktorer inte syns i bilden. På samma sätt syns inte vad som riskerar göra vårt kravarbete till en katastrof. Hur går överlämningen till i dessa scenarion?

Överlämning utan samarbete bäddar för katastrof. Denna aspekt av arbetet syns inte i bilden. Kravhantering blir en kostsam och icke-effektfull aktivitet utan samarbete. Om vi ser på kravhantering endast som en verksamhetsuppgift så begränsar vi oss till ”kravställning” och ”beställning”. Det hörs i orden att de handlar om att lämna ifrån sig uppgiften till leveransteamet. Problemet med detta alltför vanliga scenario är att leveranssidan är specialister på teknik med sina systemperspektiv och sällan även specialister på verksamheten med ett affärsperspektiv. Just därför leder sådana scenarier till någon grad av katastrof i IT-projekt.

Hur och när ska vi samarbeta då? Svaret kommer att låta bekant om du kommer ihåg vad du läste för en stund sedan – så tidigt som det är rimligt och löpande!

Sammanfattning

Vår lista över framgångskriterier för ett mer agilt kravarbete är ganska kort:

  • Fokus på nytta
  • Engagemang från verksamhetsrepresentant
  • Kommunikation
  • Samarbete

Dessa värderingar är inte särskilt revolutionerande men inte heller helt trivialt att lyckas med. När vi för snabbt gräver ner oss i specifika tekniker som ingår i både kravhantering och agila arbetssätt är det lätt att vi tappar fokus på vad som egentligen ger effekt. Idag måste vi kunna anpassa oss till olika situationer där vi möter en blandning av agila och traditionella sammanhang, och där kraven ändras ständigt. Om vi låter dessa värderingar styra vårt sätt att arbeta så skapar vi de bästa förutsättningarna för att lyckas.

Nästa steg

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln