Använd timeboxing för att bli mer effektiv

2006-03-21 Artikelbanken Test Läst 9067 gånger

Tänk dig att du ska handla saker till en fest som du ska arrangera. En möjlig strategi är att du åker till Åhléns och börjar fylla en kundvagn med bordsdukar, en ny chipsskål och andra saker som du tycker verkar bra att ha på en fest. Du vandrar lite mellan hyllorna och väljer mellan olika bordsdukar och snart börjar du fundera på om det inte finns snyggare dukar på PUB och går dit i stället. Tyvärr är du inte nöjd med färgerna så du går till NK i stället. Med den här strategin är det ganska troligt att du kommer att behöva spendera en hel del tid i och på väg mellan olika varuhus.

Timeboxing är lösningen på dina problem. Bestäm dig för hur lång tid som är ett minimum för att du ska kunna klara av inköpen, exempelvis 2 timmar. För att kunna klara inköpen på den tiden behöver du göra en detaljerad inköpslista innan du går till varuhuset, låt säga att det tar 30 minuter. När du kommer till varuhuset följer du inköpslistan och väljer varor från din lista. Timeboxing hjälper dig i det här exemplet att undvika att överarbeta inköpen, det blir troligen en lyckad fest även om du inte valde den snyggaste bordsduken genom att jämföra utbudet i tre varuhus. En positiv bieffekt är att du undviker att lägga pengar på onödiga spontaninköp eftersom du under planeringen kan ta ställning både till vad du ska köpa och vad du inte ska köpa.

När festen börjar närmar sig kommer du att bli tvungen att göra saker som du kanske inte tycker är vansinnigt roligt. Du behöver kanske dammsuga, diska, plocka bort smutstvätt och högar med räkningar. Om du som många andra inte tycker att det här låter så kul så känner du förmodligen en psykologisk tröskel att börja med arbetet. Tilldela dig själv en tidslåda (timebox), exempelvis 30 minuter till uppgiften. Eftersom du bara har förbundit dig till att städa i 30 minuter så blir det psykologiska motståndet lägre, du kan ju avsluta när du vill efter 30 minuter. Om du sedan känner att du har kommit igång med städningen och kanske till och med börjar se slutet av insatsen, så kan du lägga ner en stund till för att få uppgiften avklarad. Timeboxing hjälper dig i den här situationen med att fokusera på den tråkiga uppgiften.

Vissa IT-projekt har ett fastställt leveransdatum som inte går att ändra på. Ett exempel är system med regelbundna driftsättningar där driftsättningsdatumet inte går att flytta på grund av kopplingar till andra system. Ett annat är exempel är när driftsättningen föranleds av en lag som börjar gälla ett visst datum – när lagen träder i kraft måste systemet vara driftsatt. Timeboxing används för att fokusera på att göra det bästa möjliga på den tid som finns till förfogande. Om man under utvecklingstiden inser att man inte hinner göra allt som är planerat, tar man bort funktioner i stället för att förlänga utvecklingstiden.

Fördelar med timeboxing

  • Förhindrar överarbetning
    En del tenderar att överarbeta varenda detalj i arbetet. Om någon frågar hur det går, så är det alltid ”nästan klart”. Även om man kommer tillbaka efter ett år och frågar, så kommer arbetet fortfarande vara ”nästan klart”. Genom att i stället säga att en uppgift inte får ta mer än max 40 timmar, så tvingas man utföra det viktigaste först.
  • Hjälper till att fokusera på arbetsuppgiften
    När en arbetsuppgift är väldigt omfattande, långtråkig eller om det kommer ta lång tid innan arbetet resulterar i något som är meningsfullt är risken stor att man börjar jobba med någon annan arbetsuppgift som är roligare eller där man snabbare ser resultatet. I det här fallet sätter man upp en ganska kort tid för varje arbetspass, t ex en timme. Eftersom man bara förbinder sig att arbeta med uppgiften i en timme, känns det enklare att komma igång och när man väl är igång, kommer man ofta att arbeta längre än den första timmen eftersom man är fokuserad på uppgiften.

Nackdelar med timeboxing

  • Kan upplevas som pressande, vissa blir frustrerade av att inte få göra perfekta lösningar.
  • Det kan vara svårt att stå fast vid principen att inte förlänga tiden.
  • Timeboxing kan vara svårt att tillämpa vid ändringar som tar mycket lång tid att genomföra, t ex byta teknisk plattform kan ta ett år.
  • Ibland används timeboxing som en dålig ursäkt för att korta av testperioden när utvecklingsarbetet blir försenat. Detta är inte timeboxing, det är dålig planering.

Sammanfattning

Timeboxtekniken kan användas inom både kravhantering, programmering och test. De stora vinsterna är att du undviker överarbetning och att du får hjälp att behålla fokus på en arbetsuppgift.

Tips för vidare läsning

  • Boken kravhantering för IT-system av Ulf Eriksson behandlar timeboxing som en del i prioritering av krav.
  • Faktabanken innehåller kostnadsfria dokument inom test och krav.
  • Se även vårt kursutbud.

 

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln