Charlotta Carlsson

Arbeta smartare med acceptans och få effekt på riktigt

2016-04-08 Artikelbanken Kravhantering Test Läst 3366 gånger

Har du också varit med om att acceptanstestet inte har tillfört det du förväntade dig? Kanske gjorde du och leverantören samma tester så att det bara blev en upprepning av redan genomförda tester? Eller hade leverantören inte gjort sitt jobb och acceptanstesten blev en alltför detaljfokuserad jakt på fel som borde ha upptäckts tidigare?

Då önskar du förmodligen lyfta din organisations acceptansprocess till nästa nivå så att den ger verklig verksamhetsnytta.

På Konsultbolag1 tror vi att det går att uppnå vad vi kallar Acceptans på riktigt i de allra flesta utvecklings- och förvaltningsorganisationer.

Vi presenterar här en modell för acceptans som du och din organisation kan arbeta utifrån för att få effekt på riktigt.

 

Vår enkla modell för acceptans

För att uppnå acceptans på riktigt räcker det inte att jobba med acceptans som en projektfas eller en testnivå, utan det behöver vara ett löpande arbete, sett ur ett helhetsperspektiv. En modern acceptansprocess överbryggar gränserna mellan krav och test. Det handlar om att acceptera en produkt och inte bara om att testa den. Acceptansprocessen är en integrerad del i utvecklingsprocessen och förbereder för effekthemtagningen av projektet.

Här är Konsultbolag1:s enkla modell för acceptans som är oberoende av utvecklingsmetod:

 

 

 Definition 

Att definiera vad som menas med acceptans, vad som ska uppnås i projektet och för produkten, är grunden för acceptansprocessen. Definitionerna behöver göras på olika nivåer:

  • Effektmål
  • Kvalitetskriterier
  • Testidéer

 

Förutom konkret formulerade effektmål för projektet och tydligt definierade kvalitetskriterier behövs testidéer. Genom att formulera testidéer, som också kan kallas acceptanskriterier, gör man kraven testbara. Man försäkrar sig också om att alla har förstått kraven på samma sätt. Processen att ta fram testidéer blir i sig själv en testaktivitet, innan funktionen ens är utvecklad. Följ upp mot testidéerna under utvecklingen.

 

Här är ett exempel från utveckling av ett administrativt system där kravet uttryckts på formen vem-vad-varför:

 

Krav:

  • Vem? Som en löneadministratör
  • Vad? Vill jag se semesterhistorik och deltidsschema för personalen
  • Varför? För att kunna ge snabb service till deltidspersonal som ställer frågor om semesteruträkning

Testidéer:

  • Kunna se alla uppgifter för en person i samma skärmbild utan att scrolla, vid skärmstorlek minst 24 tum
  • Automatiskt få ut antal semesterdagar som dras vid semesteruttag under vissa kalenderdagar som jag anger
  • Kunna rensa val och göra ny beräkning
  • Få ett varningsmeddelande ifall de valda kalenderdagarna gör att semestersaldot överskrids
  • Man måste aktivt välja att spara som definitivt om det ska bli ett verkligt semesteruttag
  • Funktionen ska kunna användas till att prova olika scenarios för en viss person eller att registrera verkliga uppgifter utifrån en semesterblankett

 

Håller du med om att testidéerna ökar insikten om vad användarna förväntar sig och hur en utvecklare ska realisera det? Kanske ger det också nyttig information till tidsuppskattning av kravet? Ibland fungerar testidéerna som en detaljering av det ursprungliga kravet. Blir det lite dyrare att utveckla än ni först trodde? Vad ska ni göra då? Poängen är att dessa frågor ställs tidigt i projektet så att ni får möjlighet att hantera dem.

 

 

 Ansvar 

Det behövs en ansvarstagande kultur där alla bidrar utifrån sina roller till att rätt produkt byggs genom att arbeta utifrån acceptansperspektivet från start till mål.

 

Här är några exempel på acceptansansvar utifrån olika roller. Rollerna kan förstås se olika ut i olika organisationer. 

 

  • Om du är utvecklare, systemarkitekt eller ansvarig för driftmiljön ställer du krav på kraven. Du friskriver dig inte från ansvar om du anser att det saknas tydliga krav utan har tvärtom en viktig roll i acceptansprocessen.
  • Som produktägare eller beställare har du en särskild uppgift att hålla kursen mot effektmålen genom kravställning och prioritering. Du behöver kontinuerligt finnas med för att peka ut riktningen och kommunicera projektvisionen till utvecklingsteamet under resans gång. Du står ytterst för kvalitets- och acceptanskriterierna även om du låter någon annan formulera dem.
  • Som representant för användarna ska du vara med i utvecklingsprocessen och berätta hur du arbetar och vad som krävs av systemet för att du ska kunna utföra ditt jobb.
  • Om du är acceptanstestare väntar du inte bara på att det ska finnas något att testa utan ligger steget före genom att ge feedback på krav och prototyper. Du avsätter arbetstid för att delta kontinuerligt i utvecklingsarbetet, inte bara i slutet av projektet.
  • Som kravanalytiker arbetar du tillsammans med både teknik- och verksamhetspersoner för att kraven ska bli testbara.
  • Som säkerhetsansvarig arbetar du från början i kravarbetet tillsammans med produktägare, tekniker och verksamhet för att fånga och beskriva risker och ställa krav för att möta dessa Du tar också fram testidéer omkring säkerhetskraven.
  • Som projektledare ser du till att involvera användare i utvecklingsprocessen. Du har också ett särskilt ansvar att främja en ansvarstagande och kommunikativ kultur.
  • Om du är kravledare eller acceptanstestledare arbetar du inte bara i din traditionella domän utan bidrar över hela livscykeln med dina kompetenser.

 

 

 Beteende 

En effektiv acceptansprocess bygger på rätt beteende hos människorna som bidrar i processen. Den handlar också om att förstå hur systemet ska stödja användarnas beteende på ett sätt så att effektmålen uppnås.

 

Här följer några verktyg för att hantera båda aspekterna av Beteende.

 

  • Uppmuntra en öppen och löpande kommunikation, gärna ansikte mot ansikte och gärna informellt.
  • Verksamhets- och utvecklingssidan behöver ha en nära kontakt under hela krav- och utvecklingsperioden. Vi föreslår att ni bildar ett utvecklings- och acceptansteam.
  • Involvera riktiga användare. Ju mindre projekt, och ju större närhet mellan verksamhet och leverantör, desto mer troligt är det att slutanvändare finns med i själva utvecklings- och acceptansteamet. Om inte, finns det flera tekniker att använda. 
  • Testa kontinuerligt från ett acceptansperspektiv.
  • Utvärdera och fira framgångar! 

 

 

 Effekt 

Med en effektiv acceptansprocess kan du förvänta dig flera positiva effekter:

 

  • Förkortade ledtider
  • Rätt produkt
  • Förutsägbarhet i tid och kostnad

 

 

 

Utmaningar för acceptansprocessen

Vi vet att en omställning till en ny modell för acceptans kan kännas lättare sagd än gjord. Det är lätt att hitta massor av svårigheter i ”verkligheten” i form av roller och rutiner, systemarkitektur och leverantörsförhållanden som hindrar oss från att bryta de gamla mönstren.

Om du känner igen dig och din organisation i något av följande så är du inte ensam:

  • Leverantörerna sitter långt bort, respektive verksamheten finns inte i närheten
  • Komplex systemmiljö med många systemintegrationer
  • Alla vill inte vara med på tåget

 

Om det inte går att tillämpa vår acceptansmodell fullt ut i din organisation kan du ändå använda den som ett ideal att benchmarka emot. Då tydliggör du din organisations dilemman och kan göra det bästa möjliga med de förutsättningar ni har. Vilket blir ditt nästa steg?

 

Är du intresserad av vårt kunskapsseminarie om Acceptans på riktigt? Skicka en intresseanmälan till [email protected] så hör vi av oss. 

 

Dela artikeln