Från kravstrategin till förvaltningen av krav

2012-11-20 Artikelbanken Kravhantering Läst 13051 gånger

Vi har under lång tid varit på det klara med att vi behöver teststrategier och testplaner för att kunna bedriva ett effektivt och genomtänkt testarbete. Många har kommit så långt att de även har beslutat hur de förvaltar och återanvänder både kod och testfall. Däremot är det fortsatt väldigt många som inte gör samma sak när det gäller deras kravarbete. I många fall finns det inte ens fastställda roller för kravarbete eller medarbetare som har det som arbetsuppgift. Några av frågorna vi ställer oss när vi ser på hur kravarbetet organiseras är:

  • Varför landar många så ofta i att samma behov av struktur, ordning och planering som är självklara i andra faser av utvecklingsprocessen inte behöver gälla för kravarbetet?
  • Varför anses det som rimligt att lägga kravarbetet som en del på en projektledare utan ytterligare stöd trots att projektledaren i ett större projekt antagligen har tillräckligt mycket att fokusera på som det är?
  • Varför tror man att det räcker med att be ”någon som har tid över” eller som bara råkar arbeta inom rätt verksamhetsområde att skriva ned vilka krav de har?

Vår erfarenhet säger oss att det mest beror på att ett metodbaserat kravarbete generellt sett inte är lika moget och utbrett som övriga delar i en utvecklingsprocess. Som ett exempel kan nämnas att certifieringar inom kravområdet bara har funnits i Sverige i drygt ett år, medan de inom test och projektledning har erbjudits certifieringskurser under rätt så många år. Vi är övertygade om att det egentligen inte är ett medvetet beslut att det inte behövs, men det har varit lättare att identifiera och åtgärda problemen i andra delar av den samlade utvecklingsprocessen fram tills nu.

I den här artikeln kommer vi att förklara varför det är lika viktigt och till och med lika nödvändigt att arbeta på ett strukturerat och genomtänkt sätt med företagets kravarbete som med övrig verksamhet.

Ett strukturerat och hög-kvalitativt utvecklings- och testarbete börjar faktiskt med en lika strukturerad och hög-kvalitativ kravhantering. Det är vid kravhanteringen du sätter förutsättningarna för att bygga rätt system på rätt sätt, ett arbete som börjar med att vi har en fastställd kravstrategi på vårt företag och där vi i det enskilda uppdraget gör en kravplan som beskriver hur vi planerar att utföra kravanalysen och med vilka resurser vi kommer att göra det. Vi behöver också säkerställa att vi har en plan för överlämning av kravmaterialet till förvaltning, dels för att kunna återanvända krav men även för att kunna bygga vidare på systemlösningar framåt.

Vad är då en kravstrategi?

En kravstrategi är en beskrivning av hur kravarbetet ska bedrivas inom program, projekt, förvaltningar och andra typer av uppdrag på ditt företag för att sätta rätt ambitionsnivå. En kravstrategi bör beskriva vilka arbetsuppgifter som man på det enskilda företaget anser ingår i kravledning, hur kravutvecklingen sker samt hur man följer upp och dokumenterar kravarbetet. En kravstrategi utgör sedan underlag till, och avlastning av, kravplanen.

En framtagen kravstrategi gäller exempelvis alltid för en förvaltning medan kravplanen kanske gäller för det enskilda förvaltningsåret eller för den enskilda förvaltningsreleasen.

För att ytterligare förklara vad en kravstrategi är kan vi utgå från de tre områdena vi identifierade ovan som ingående i en kravstrategi och titta mer på vart och ett av dem i detalj, nämligen kravledning, kravutveckling samt uppföljning och dokumentation av kravarbetet. Till området kravledning brukar man i en kravstrategi beskriva de arbetsuppgifter som en kravledare, eller den som har planeringsansvar, ansvarar för. Det inkluderar vanligen områden som beskriver:

  • hur planering av kravarbetet sker
  • hur man genomför riskanalys
  • hur kraven och kravdokumenten ska versionshanteras
  • spårbarhet mellan krav, testfall och felrapporter
  • prioritering och validering av krav
  • godkännandeprocess för krav
  • ändringshantering

Under kravutveckling beskrivs vanligen:

  • företagets kravprocess
  • hur man genomför verksamhetsanalys och på vilka områden som den bör göras
  • vilka insamlingstekniker som finns och när de lämpar sig bäst
  • hur man utvecklar och detaljerar krav på olika nivåer

Uppföljning och kravdokumentation i sin tur innefattar:

  • hur man ska dokumentera kravarbetet
  • vilka mallar som finns, vilka verktyg som används
  • eventuella mätetal för arbetet

Beskrivningarna som finns är på en övergripande nivå och kan ses som ett smörgåsbord där man i det enskilda uppdraget anpassar kravstrategin till den verklighet som gäller.

Det kan innebära att man väljer bort kravinsamlingstekniker som inte passar just i det enskilda projektet, eller konstaterar att riskanalys är gjort centralt för alla delar av ett program och ingen separat riskanalys behövs för kravarbetet. Det är dock viktigt att man ordentligt motiverar avsteg från den fastslagna kravstrategin och får avstegen bekräftade och beslutade av den på företaget som ansvarar för kravhanteringen, så att det är acceptabla avsteg som görs.

Varför hjälper en kravstrategi mig?

För att klargöra varför en kravstrategi är så viktig underlättar det om vi funderar på vilka problem, ineffektiva arbetssätt och svårigheter som kan uppstå om vi inte har en strategi för kravarbetet på vårt företag.

  1. Du har fått ansvaret som kravledare för ett uppdrag som ska arbeta mot ett antal befintliga system där vi i ett av systemen har en väldigt hög detaljeringsgrad på befintliga krav, i ett annat är det mer övergripande behov som finns nedtecknade och i ett tredje kanske det inte ens finns några krav dokumenterade. Hur ska du förhålla dig till detta? Vilken nivå ska du välja för ditt uppdrag? Hur ska du säkerställa att du förstår den grund du utgår från när beskrivningarna som finns är på så olika nivåer? Jobbar du verkligen utgående från rätt förutsättningar?
  2. Vad gör du om du har fått ansvar för att leda kravarbetet i ett uppdrag och det inte finns någon kravstrategi för ditt företag? Det finns två vanliga lösningar på den frågan:
    • Du sätter dig ner och försöker bygga en kravstrategi för ditt uppdrag utan att ha något att utgå från. Hur många gånger har andra kravledare gjort detsamma tidigare för sina uppdrag? Är det verkligen den bästa användningen av din tid att uppfinna hjulet på nytt?
    • Du känner till en kollega som har tagit fram en strategi i ett uppdrag tidigare, och väljer att återanvända den. Men passar den verkligen för ditt uppdrag? Möjligen har det redan gjorts anpassningar och beslut som du inte känner till på grund av hur det uppdraget såg ut. Och var den verkligen genomtänkt och bra från början?
  3. Du är helt ny som kravledare och har aldrig arbetat med att planera och leda kravarbete tidigare. Du har blivit ombedd att göra det eftersom du har som din chef säger ”lite tid över”. Hur väljer du vilka insamlingsmetoder och prioriteringsmetoder som ska användas? Vad är en lämplig nivå för att dokumentera kraven? Känns det som att utmaningen kanske är väl stor och tröskeln något för hög?

Det här är självklart inte alla problem som du kan råka ut för och det är inte heller säkert även om du gör det att problemet är särskilt stort. Men det är dock ett problem som skapar en osäkerhet och som gör att arbetet i sig riskerar att bli mindre effektivt än vad det kunde ha varit. Du riskerar också att du behöver argumentera mycket mer för de aktiviteter som du känner är relevanta att göra om det inte finns en kravstrategi som är förankrad och fastställd.

Låt oss då fundera på hur de möjliga problemen ovan hade undvikits om vi hade haft en kravstrategi:

  • Hade vi i det första fallet haft en fastslagen kravstrategi som var kommunicerad och accepterad så är sannolikheten stor att alla tre system som det nya uppdraget är beroende av hade haft, mer eller mindre, likartad nivå på kravdokumentationen. Det hade då varit lättare att sätta sig in i vad som redan var gjort och var det nya uppdraget verkligen börjar. Vilken nivå kravdokumentationen i det nya uppdraget ska vara på är tydligt från kravstrategin och sannolikheten är dessutom hög att det är på samma nivå som tidigare framtaget material. Självklart kan det vara så att något av de ingående systemen har en avvikande nivå, men det är då undantaget och är det vi behöver hitta ett sätt att hantera.
  • I det andra fallet så får vi med automatik en samling beslut om hur kravinsamling går till på ditt företag, så du behöver inte fundera på vad som gäller och själv komma på det. Ditt fokus blir i stället att fundera på vad av det som är relevant för just ditt uppdrag, det vill säga vilka kravinsamlingstekniker av de som finns att tillgå är rätt den här gången eller hur vi prioriterar krav mellan varandra i just det här fallet. En kravstrategi har satt spelplanen för dig men du måste fortsatt välja exakt hur du kommer att använda den.
  • Om vi ser på den tredje situationen så är det tydligt att en kravstrategi hjälper en person som tidigare inte har haft rollen kravledare att inse vad det är som ska göras och vad som förväntas av rollen. Det blir i stället möjligt att fokusera på kravuppdraget i stället för att försöka ta reda på vad rollen innebär och hur man utför arbetet.

Med en kravstrategi på plats kan vi fokusera på kravplanen

När du har en fastställd kravstrategi, endera för hela företaget eller för det program, det projekt eller den förvaltning du arbetar i kan du i stället fokusera och lägga kraften på en kravplan som fokuserar på den enskilda releasen. Du kan direkt börja fokusera på vilka kravområden det är som ingår i releasen, vilka kravanalytiker som ska arbeta med vilka kravområden, vilka intressenter de ska samarbeta med samt när i tiden arbetet ska utföras.

En kravplan för kravarbetet motsvarar en testplan för testarbetet och kravplanen kan på samma sätt som testplanen ses som en projektplan för testarbetet ses som en projektplan för kravarbetet. Kravplanen fokuserar på:

  • vad som ska göras
  • av vem det ska göras
  • när det ska göras

Om du överhuvudtaget pratar kravstrategi i din kravplan blir det snarare för att beskriva vilka avsteg du gör och varför du gör avstegen från den fastställda kravstrategin. Det innebär att det går snabbare att ta fram en kravplan för det enskilda uppdraget när det finns en separat kravstrategi.

På samma sätt som du som kravledare förväntar dig att projektledaren förankrar sin projektplan så är det viktigt att du förankrar din kravplan med de intressenter som finns till den. Det kan vara projektledare, verksamhetsrepresentanter, kravanalytiker, utvecklingsteam och testteam, men självklart kan det finnas andra som du också behöver identifiera som är berörda av din kravplan. När din kravplan är förankrad och accepterad så vet alla vad du tänker dig att ni kommer att leverera och den återkoppling du har fått på innehållet har dessutom medfört att din kravplan har blivit bättre.

Varför hjälper en kravplan mig?

Hur hjälper då en kravplan dig rent praktiskt?

Låt oss återigen titta på några vanliga problem man kan få och hur en kravplan hade kunnat hjälpa oss att undvika problemet

  1. Du har konstaterat att ni är klara med kravarbetet och du har avvecklat kravteamet och släppt resurserna. Då hör du från verksamhetsrepresentanterna att några kravområden är helt missade. Varför fick du inte information om de kravområdena tidigare? Kom informationen om de missade kravområdena ens från personer som du kände till att de var intressenter?
  2. Du och ditt kravteam har börjat med de lätta kravområdena för att bli ”varma i kläderna”. När kravområdena börjar lämnas över till utveckling blir det tydligt att de kommer i fel ordning. De mer komplexa områdena är inte påbörjade och de som är gjorda kräver att andra områden redan är påbörjade för att det ska vara värt att arbeta vidare med dem. Hur hade du kunnat förutse det?
  3. Du och ditt kravteam har börjat arbeta med kravanalys av några områden. Det ni märker är att det tar rätt lång att bli klara med de olika områdena och att ni ibland skulle behöva vara ”på flera platser samtidigt”. Det blir snart tydligt att ni inte hinner med allt som är förväntat och att ni inte har hunnit förankra och stämma av kravarbetet med alla de olika intressenterna. Hade det varit möjligt att se att behovet var större än ni hade någon möjlighet att klara av på den tänkta tiden?

Återigen är det här självklart inte alla problem som du kan råka ut för och återigen är det inte heller säkert att även om du gör det att problemet blir särskilt stort. Men det är fortsatt problem som skapar osäkerhet och gör att arbetet i sig riskerar att bli mindre effektivt än vad det kunde ha varit. Hur hade då en kravplan kunnat hjälpa oss undvika problemen?

  • Om vi tittar på det första scenariot så tvingar en kravplan dig att analysera vilka kravområden som ingår i uppdraget. Du måste även fastställa dina intressenter av kravarbetet. Eftersom din kravplan är förankrad hos intressenterna kommer du att få hjälp med att säkerställa att inget kravområde är missat utan att du har täckt allt som du behöver i din plan. Du kommer även att få hjälp att säkerställa att ingen intressent är missad.
  • I det andra scenariot är det återigen så att analysen av kravområdena och förankringen med de olika intressenterna tidigt hade gett dig återkoppling på i vilken ordning de olika intressenterna hade önskat att kravarbetet skulle genomföras, eftersom några av dina intressenter är arkitekter, utvecklare och testare. Du hade då kunnat anpassa ordningen på kravanalysen för att möta alla de olika behov som fanns och hitta en gemensam plan som alla hade kunnat acceptera.
  • I det tredje scenariot är det arbetet med tidplanen i kombination med genomgången av vilka kravområden som ingår i uppdraget som är nyckeln till framgång. Det arbetet hjälper dig att se hur många kravanalytiker som behövs i kombination med hur lång tid det kommer att ta att utföra kravanalys av de olika områdena. Du kommer minska risken för att ha felbedömt antal resurser till din hjälp om du har gjort en ordentlig planering innan arbetet påbörjas.

Genomförande av kravarbetet

När väl kravplanen är fastställd så är det dags att påbörja den verkliga kravanalysen. Utgående från den fastställda kravplanen betas kravområde efter kravområde av. Självklart kan vi komma i situationer där vi behöver uppdatera vår kravplan och anpassa oss efter en förändrad verklighet. Men det hanterar du som kravledare med avvikelserapportering och säkerställer att dina arbetsledare och beställare, men även dina intressenter, är medvetna om den förändringen som behövs på kravplanen.

Överlämning av kravmaterial till förvaltning

När själva kravarbetet är avslutat och håller på att avvecklas är det viktigt att se till att allt aktuellt kravmaterial överlämnas till förvaltning. Innan ett kravmaterial är överlämnat och accepterat av mottagaren är ditt arbete som kravledare inte slutfört.

Överlämning av kravmaterial till förvaltning innebär att du som kravledare tidigt behöver ha säkerställt att du har en mottagare för det framtagna kravmaterialet. Mottagaren bör ha varit med, eller haft insyn i kravarbetet, och hjälpt till med att ta fram en överenskommelse om hur överlämnandet ska gå till. Det innebär att vara med och besluta om vilka dokument som ska överlämnas, i vilka format de ska överlämnas och hur innehållet i materialet ska gås igenom så att det är mottaget och förstått. Planen för själva överlämnandet bör självklart ingå i din tidplan i kravplanen och likaså bör kriterier för vad som ska anses vara överlämnat kravmaterial fastställas. Att kravmaterialet är överlämnat korrekt är något som mottagaren av kravmaterialet är den som fastställer. Om inte mottagaren anser att materialet är överlämnat på ett korrekt sätt så är det inte det, eftersom risken är hög att kravmaterialet då inte kommer att kunna förvaltas och ligga som grund för kommande uppdrag.

Varför ett strukturerat tänk och en ordentlig planering hjälper oss

Som vi nu har sett exempel på så får vi helt enkelt lättare att fokusera på att genomföra kravanalys om vi innan har beslutat oss för hur vi arbetar med kravanalys och sedan har planerat hur vi i vårt uppdrag kommer att lägga upp arbetet. Om vi slipper uppfinna hjulet på nytt om vad kravanalys är hos oss, om vi kan förvänta oss att kravmaterial sedan tidigare existerar och är på en bra nivå som vi kan bygga vidare på, om vi vet hur kravprocessen ser ut så kan vi fokusera på att utföra kravanalysen för de olika kravområdena vid rätt tillfälle, med rätt resurser och på ett förväntat sätt.

Precis som när det gäller projektmetodik och projektplan eller teststrategi och testplan så vinner vi på att tänka efter före. Vi ökar sannolikheten för att arbetet går enkelt och smärtfritt, att vi verkligen bygger det system som verksamheten önskar och vi minskar risken för fel i kravmaterialet som hjälper oss att undvika att systemet byggs på felaktigt sätt.

Vi vet från Undersökningen Krav och test Sverige 2010 som gjordes av Konsultbolag1 i samarbete med IDG att företag som har nått en mognad lägger ca 30 % av den totala projekttiden på sitt kravarbete. Gör ni det?

Nästa steg

För att lära dig mer om ett effektivt kravarbete rekommenderar vi vår utbildning Effektiv kravhantering – i projekt och förvaltning som baskurs. För dig som redan har gått den och sitter som kravledare eller kravanalytiker rekommenderar vi Kravledning – i projekt och förvaltning respektive Kravdesign – detaljera och strukturera kraven. Eller så är det kanske dags för dig att certifiera dig inom kravhantering genom att gå utbildningen REQB-certifierad kravhanterare?

Det finns även ett antal andra artiklar i Faktabanken runt kravarbete som hjälper dig med dina utmaningar, exempelvis:

Om du vill veta varför vi har valt att arbeta med certifiering REQB rekommenderar vi artikeln Värdet av REQB certifieringar inom kravhantering.

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln