Tatiana Ozhigova

Helheten och detaljerna

2019-02-22 Blogg Kravhantering Läst 424 gånger

Digitaliseringen har skapat en helt ny dimension i våra liv som inte fanns där förut och som existerar nu tack vare den IT-utveckling som vi har bevittnat de senaste åren. Den nya dimensionen består av nya behov, produkter och tjänster och även marknader som kräver nytänkande och som i allt större utsträckning styr vårt beteende. Nya möjligheter kommer hand i hand med nya utmaningar. 

För de av oss som jobbar inom IT-utveckling, i synnerhet med mjukvarutest och kravhantering innebär digitalisering en mer och mer komplicerad IT-värld som växer så att det knakar. Ett stort eller medelstort företag kan idag ha hundratals olika IT-lösningar för diverse olika syften som kräver en komplex IT-organisation för både förvaltning och utveckling. Denna organisation ska vara centraliserad för bättre kontroll och decentraliserad för att möjliggöra flexibilitet. Vi jobbar i olika projekt eller arbetsströmmar som håller på med utveckling av sofistikerade lösningar som såklart ska göra livet enklare och smidigare, men vi vet ju att bakom kulisserna är det hur invecklat som helst. Arbetet är också uppdelat på olika sätt mellan olika roller beroende på vilken organisationsmodell man tillämpar och hur man vill styra och följa upp sin IT-verksamhet.

Den verkligheten som vi befinner oss i beskrivs ofta med hjälp av följande meningar: ”Det är rörigt”, ”Man ser inte skogen för alla träd”, ”Man måste lyfta blicken”, ”Vi måste tänka utanför boxen”, och så vidare. 

Vad vill vi säga med detta? Min observation är att i många fall handlar det om att vi inte kan hitta länken mellan helheten och detaljerna som denna helhet består av. Vi har helt enkelt tappat den kopplingen. Vi har svårt att förstå syftet med det som vi gör om vi hamnar på detaljerna och vi har svårt att förstå vad helheten egentligen är för något om vi inte förstår detaljerna. 

Helheten och detaljer är två nivåer som vi behöver ha koll på för att känna oss trygga i den värld där vi arbetar och vill tillföra ett värde. Vad kan dessa nivåer vara för något då? Här kommer några exempel från gränslandet mellan IT och verksamhet, det landet där vi rör oss i. 

  • Helheten är verksamhetsprocesser. Detaljerna är funktionaliteten i IT-system som stöttar dessa processer. Här gäller det att hitta en bra match mellan processer och automatiseringsgraden för att uppnå den effektivitet som önskas. 

  • Helheten är affärsregler. Detaljerna är hur affärsreglerna realiseras i ett specifikt system. Affärsreglerna kan hantera till exempel, beräkning av kundrabatt. Det bör vara möjligt att beskriva med papper och penna. Realisering av dessa regler ska inte ligga gömd i ett system någonstans så att det bara är en utvecklare som vet hur och var man har kodat. Kunskap om detta bör finnas hos, exempelvis, produktägare som ansvarar för kontinuerlig utveckling av tjänster som automatiserar beräkningen av kundrabatten. 

  • Helheten är övergripande krav som IT lösningen ska uppfylla. Detaljerna är olika lösningsförslag. Det är ganska naivt att tro att det går att ta fram bra krav på vad IT-lösningen ska uppfylla om man inte har någon aning om hur IT-system ser ut och vad de kan erbjuda. Och även tvärtom - de som utvecklar en lösning behöver förstå vad kraven är. 

  • Helheten är roadmap för produktutveckling. Detaljerna är innehållet i varje sprint. Vi ska inte göra något som inte är i linje med roadmap och som inte kommer ta oss närmare det målet som är satt. 

  • Helheten är grundläggande principer för arbetssätt (till exempel, det agila manifestet). Detaljerna är agila metoder - SCRUM, XP, Kanban. Metoderna är framtagna för att tillämpa principerna. Själva har de inte så mycket värde i sig. Principerna är bara teorier om de inte hittar tillämpning genom metoderna. Den ena existerar inte utan den andra.

Mycket av samspelet mellan detaljer och helheten sker i organisationen. Där är det viktigt hur man har definierat mål för medarbetare och fördelat arbetsuppgifterna. Viktigt för cheferna att hålla koll på. Sedan finns också några knep på hur man ska ta reda på den svårfångade helheten i praktiken. Här kommer mina favoriter: 

  • Ta bort ”etiketter”. Standardiserade begrepp leder ofta till missförstånd då det förekommer multipla tolkningar. Se gärna mitt tidigare blogginlägg Vägen till det väsentliga genom begreppsdjungeln

  • Hitta en kompis eller kollega att bolla med och föra en konstruktiv dialog där fokus är på att ni tillsammans letar efter en större sammanhang. Här gäller det att välja rätt person att bolla med.

  • Formulera om, strukturera om och visualisera den detaljbild som du har. Om du har en kravspec i ett word dokument testa göra om det till en bild i power point. Har du en excelfil - gör den till en diagram. Har du en processbeskrivning i Visio - gör om den till en tabell i Excel. Listan är oändlig, hitta ett nytt sätt att beskriva det som du har. Mind mapping, kanban board, user stories etc. Mest troligt hittar du luckor som kommer hjälpa till att ställa rätt typer av frågor och komma närmare helheten. 

  •  Hitta metadata. Mycket data behöver inte vara svårt att hantera om man hittar en struktur. Struktur handlar om att bryta ner datamassan med hjälp av information om själva datat - det vill säga metadata. Det kan vara, exempelvis, datakälla, användarroll, period, osv. Här kommer vi till en intressant observation: för att beskriva helheten krävs det ofta att man vet vad som ingår - förutsatt att man kan beskriva det kort.

  • Be om informationsmodell. Den tjänar som utgångspunkt för kravarbete oavsett system och är ett måste som bör finnas eller bör tas fram. Informationsmodellen skapar djupare insikt i hur detaljerna hänger ihop. 

  • Se vad företaget investerar i - detta är en indikation på prioriterade områden som formar helheten. 

  • Utvärdera olika perspektiv på samma detaljfråga. Detta kan ge en insikt i vad det riktiga behovet är. När det gäller kravhantering kan det handla om följande. Förbättringsförslag som kommer från en intressent är fortfarande bara en detalj. För att ta reda på helheten måste man kolla vad behovet är hos andra intressenter (och det vet man kanske när man har identifierat dessa "andra") genom att titta på hur berörd verksamhetsprocess eller/och IT-lösningen kommer ändras. I slutändan kommer man kanske till slutsatsen att förbättringsförslag ska inte alls realiseras på de sättet som man tänkte från början.  

  • Ta reda på varför dina uppgifter är viktiga. Om du inte förstår det kan det mycket väl vara det att du inte kommer uppnå det resultat som önskas.

  • Big picture, helheten handlar om reducering - gör en enkel visualisering av din detaljbild som ryms på en slide och kolla om det går att förstå vad det handlar om. 

Sist med inte minst skulle jag tilläga att det där med helheten och detaljer är mycket subjektivt i sig och är beroende av kontexten som man befinner sig i. Det räcker inte att säga att man har ”ett helhetsperspektiv” utan man måste vara lite mer konkret med vad ingår i det perspektivet. Ställ frågan och se om du kan få svar. Lycka till!

Dela artikeln