Charlotta Carlsson

Hur kravhanterar man standardsystem?

2017-06-30 Blogg Kravhantering Läst 214 gånger

Jag har verkligen letat, men inte lyckats hitta några samlade svar på frågan: Hur går kravhantering till på beställarsidan i fråga om standardsystem? Så just nu är min tes: Någon sådan beskrivning finns inte!

Det är ett högst vanligt scenario bland både offentliga och privata organisationer att upphandla, införa och förvalta standardsystem. Ändå är ”normen” för kravhanteringsmodeller att beställningen gäller ett nyutvecklat skräddarsytt system, eller hur? Agilt eller inte. Rätta mig gärna om jag har fel…

När det gäller kravhantering kring standardsystem finns många uppenbara skillnader mot ”normen”, såsom:

  • Systemet finns redan. I ett implementationsprojekt ska det konfigureras utifrån verksamhetens behov men det är inte samma sak som att utveckla ett system från grunden; verksamheten kan inte ställa detaljkrav på samma sätt.
  • Det är leverantören och inte beställaren som över tid har ansvar för produkten som helhet, och leverantören behöver därför äga många frågor kring funktionalitet, prioriteringar och designbeslut. Sådant som enligt ”normen” ligger hos den produktägare som representerar beställaren.
  • Produktägare och produktbacklogg finns hos leverantören, inte hos beställaren.
  • Att anpassa verksamheten efter systemet är alltid nödvändigt i någon mån. Detta är en pedagogisk utmaning och enligt ”normen” skulle man aldrig drömma om att göra det.
  • Som verksamhetsperson kan du troligtvis inte kommunicera direkt med leverantörens utvecklingsorganisation. Medan ”normen” säger tät kommunikation mellan verksamhet och IT.
  • Det finns andra kunder som också har krav på systemet.

I det dagliga kravarbetet kring standardsystem behöver vi därför ställa och besvara frågor som i princip inte finns på dagordningen i ”norm-projekt”, såsom:

  • Vilken sorts krav förvaltar beställaren och hur förhåller sig den kravlistan till leverantörens produktbacklogg?
  • Vilka roller kring kravhantering behövs hos beställaren - i upphandling, införande och förvaltning?
  • Hur ser processerna ut för gap-, önskemåls- och ändringshantering? Vem äger ändringsloggen till exempel?
  • Hur mycket kan beställaren involveras i detaljkravställning under beställd nyutveckling utan att leverantören fråntas ansvaret för produkten?
  • Vad är en rimlig kostnad för att beställa ändringar för att uppfylla verksamhetens specialbehov? När är det bättre att anpassa verksamheten efter systemet?
  • Hur samarbetar vi med andra kunder kring kravställning på systemet?
  • Hur säkerställer vi att systemet fortsätter att vara just ett standardsystem och inte levereras i en kundanpassad version som leverantören inte kan ta ansvar för i kommande uppgraderingar?
  • Vilken betydelse – om någon – har kravlistan från upphandlingen efter det att själva upphandlingen avslutats?
  • Vad är det för funktionella ”krav” som vi acceptanstestar och skriver eventuella avvikelser mot? Är det användarmanualerna för systemet inklusive eventuella levererade gap? Dokumenterade arbetsprocesser? Dokumentation av de överenskomna parametersättningarna? Eller bara en lista över vilka moduler som ska vara installerade och att de ska fungera med verksamhetens data?
  • Hur implementerar man ”Acceptans på riktigt” i standardsystemprojekt?

Dessa frågor borde vi kravare diskutera mycket mera! Vi borde vara många, både konsulter och anställda i olika upphandlande organisationer, som har erfarenheter kring standardsystem att dela med varandra. Kanske du som läser detta är av en annan åsikt? Nu hoppas jag bli överöst med länk- och litteraturtips som motbevis mot min tes!

Maila gärna mig på [email protected] eller skriv en kommentar till vårt inlägg på LinkedIn – här.

Dela artikeln