Göran Åbonde

Ingen ordning och reda? När verkligheterna inte stämmer överens gäller effektkartan!

2019-09-23 Artikelbanken Blogg Kravhantering Läst 656 gånger

En metod för att bringa ordning i kaotisk IT-förvaltning är att ta fram en Effektkarta. Med den kan du förtydliga utmaningar och möjligheter för kollegor och ledning.

Är det du som ska få ihop allas verklighetsuppfattningar till ett it-system som ska ny- eller vidareutvecklas? Du är kanske produktägare, objektförvaltare, projektledare eller något liknande, och sliter med att försöka hålla ihop alla krav.

Massor av små och stora krav som ibland kanske inte ens med väldigt god fantasi stödjer syftet med systemet, men som ändå upplevs som närmast livsnödvändiga i verksamheten.

Så här har i alla fall min vardag sett ut, i mina tidigare roller i myndigheter, näringsliv och stora idéburna organisationer. För att inte tala om alla gånger jag stött på dessa utmaningar som konsult. Det kan vara mycket svårt att få ihop alla kollegors viljor till ett användbart och effektivt system!

Istället för ett användarvänligt och uppskattat system känns det som att man sliter hund med ett ”jävla skitsystem”. För att låna en beskrivande titel från en bok om undermåliga system. Den är skriven av kollegan Jonas Söderström på den digitala byrån InUse, som tillsammans med Konsultbolag1 nu är en del av ÅF, där jag jobbar.

Effektkartan som räddning

Min räddare i nöden har många gånger varit en effektkarta. Effektkartan är en sorts mindmap som illustrerar vad ni ska åstadkomma med systemet, vem som bidrar till att målet nås och hur det hela ska gå till. Effektkarta är ett verktyg som ingår i styrmodellen Effektstyrning. Den togs fram av Inuse just för att förekomma alla jävla skitsystem. Effektkartan hjälper dig och dina kollegor att förstå om en funktion, en tjänst eller ett innehåll hör hemma i systemet. Helt enkelt genom att visa funktionens koppling till nyttan för användarna och genom det anknytningen till affärsmålet. Kartan visar hur saker och ting behöver hänga ihop för att systemet ska vara värt tiden och pengarna. 

I den bästa av världar kommer effektkartan till sin fulla rätt när den skapas innan systemet finns, med hjälp av den då föregående effektkartläggningen. I den identifierar ni sådant som affärsnyttan, målgrupper och deras behov, och tydliggör vad ett IT-system kan bidra med i just det sammanhanget. Då, som en del av styrmodellen effektstyrning, är effektkartan ett suveränt verktyg.

Vi som inte alltid tillbringar vår tid i perfekta världar kan istället börja med själva effektkartan. Det hjälper oss att skapa långsiktig förståelse bland kollegor och ledning för att i ett senare skede ta ett omtag och införa effektstyrning på allvar. Men den omedelbara vinsten med en effektkarta är att du får lite mer ordning och reda i vardagen.

Så här gör du!

Vi tänker oss att du är produktägare och arbetar med vidareutvecklingen av ditt företags tidrapporteringssystem. En del funktioner i systemet fungerar bra. Andra verkar inte användas, men måste ändå underhållas. Samtidigt har du svårt att få acceptans för att funktioner som inte används borde skrotas.

Vem ska använda systemet?

Börja med att lista alla målgrupper som uttalat är tänkta att använda systemet.

  • Anställda
  • Lönehandläggare
  • Arbetsmiljöhandläggare

Hur är systemet utformat?

Lista nu allt som systemet gör. Alla lösningar som funktioner, tjänster, innehållskluster med mera. Högt som lågt!

Para ihop lösningarna med avsedd målgrupp, i de fall det alls är möjligt. Du får kanske agera arkeolog och leta i gamla beställningar.

  • Anställd
    • SMS-påminnelse för tidrapport
  • Lönehandläggare
    • Lista med lediga dagar
    • Aktuell börskurs
  • Arbetsmiljöhandläggare
    • Rapportgenerator för upparbetad övertid
  • Saknar målgrupp
    • Dagens väder

Varför ska systemet och funktionerna alls finnas?

Fråga dig varför personer som ingår i de olika rollerna vill ha funktionerna som ni bestämt att de ska använda. Ex: varför vill en arbetsmiljöhandläggare ha en rapportgenerator? Och varför i all sin dar vill en lönehandläggare ha koll på företagets börskurs inne i tidsrapporteringssystemet?

Verkligheten kanske inte är just så här extrem, men du känner säkert igen det där med bra-att-ha-funktioner som i praktiken inte tillför något för användarna.

Markera de funktioner som inte möter ett tydligt behov hos respektive målgrupp.

  • Anställd
    • Vill få korrekt lön
      • SMS-påminnelse för tidrapport
    • Lönehandläggare
      • Vill kunna svara på frågor från anställd om lediga dagar
        • Lista med lediga dagar
      • Vill … ?
        • Aktuell börskurs
    •  Arbetsmiljöhandläggare
      • Vill arbeta förebyggande mot utbrändhet
        • Rapportgenerator för upparbetad övertid
    • Saknar målgrupp
      • Dagens väder

Finns det något uttalat mål med systemet som helhet? Försök formulera målet på ett sätt som hänger ihop med vad användarna vill åstadkomma och som samtidigt knyter an till era övergripande affärsmål. Du är ute efter effekten som systemet ska åstadkomma. Ett effektmål!

Kanske har ni haft problem med missnöje och kostnader vid felaktigt utbetalade löner som resultat av sent inlämnade tidrapporter. Sedan några år har ni en del fall av utbrändhet. Samtidigt som ni vill öka lönsamheten och växa.

Så här skulle effektmålet kunna se ut:

Tidrapporteringssystemet ska bidra till företagets lönsamhet och tillväxt genom kostnadseffektiv lönehantering och stödja hög personalnöjdhet.

Nu måste du reda ut hur ni kan veta om systemet påverkar kostnaderna för er lönehantering och hur ni mäter att folk trivs. Mätbarheten är viktig. Annars vet ni inte om systemet är värt investeringen. Mätresultaten är även ett stöd för dig när du behöver prioritera i utvecklingen.

Eftersom ni inte redan har någon uttalad prioritering av dessa områden så väljer du ordning själv, sett till hur mycket du anser att respektive mätpunkt kan bidra till effektmålet. Prioriteringar är viktiga i effektkartan, eftersom de hjälper dig att fatta bra beslut i vardagen.

 Så här skulle några mätpunkter kunna se ut:

  1. 80 % färre årliga korrigeringar av redan utbetalade löner jämfört med förra systemet.
  2. 20 % högre rekommendationsbenägenhet i medarbetarundersökningen, jämfört med förra systemet.
  3. Stöd förebyggande arbete mot utbrändhet.

Bestäm nu vilken målgrupp som du tror har störst möjlighet att bidra till måluppfyllnad genom det som målgruppen vill göra i systemet. Den målgruppen har högst prioritet.

  1. Anställda
  2. Lönehandläggare
  3. Arbetsmiljöhandläggare

Så här ser din lista ut nu:

Tidrapporteringssystemet ska bidra till företagets lönsamhet och tillväxt genom kostnadseffektiv lönehantering och stödja hög personalnöjdhet.

  1. 80 % färre årliga korrigeringar av redan utbetalade löner jämfört med förra systemet.
  2. 20 % högre rekommendationsbenägenhet i medarbetarundersökningen, jämfört med förra systemet.
  3. Stöd förebyggande arbete mot utbrändhet.

 1) Anställda

  • Vill få korrekt lön
    • SMS-påminnelse för tidrapport

2) Lönehandläggare

  • Vill kunna svara på frågor från anställda om lediga dagar
    • Lista med lediga dagar
  • Vill … ?
    • Aktuell börskurs

3) Arbetsmiljöhandläggare

  • Vill arbeta förebyggande mot utbrändhet
    • Rapportgenerator för upparbetad övertid

Saknar målgrupp

  • Dagens väder

Fram med kartan!

Nu skapar du effektkartan! Använd ett mindmap-program, som exempelvis Mindjet MindManager. In med allt du samlat på dig. Använd färger och ikoner för att förtydliga sånt som är bra och där ni har utmaningar.


Nu har du en första grundläggande effektkarta. Den stödjer ditt dagliga beslutsfattande och visar kollegor hur allt hänger ihop.

Det blir tydligt vilka funktioner som bidrar till affärsnyttan och vad som kanske borde skrotas. På samma sätt är det lätt att avgöra om nya funktioner stödjer målen eller inte.

Nu har du en bra grund för en enklare vardag och för att på sikt införa effektstyrning på allvar.

Lycka till!

Dela artikeln