Planning poker för prioritering och tidsuppskattning

2008-10-27 Artikelbanken Kravhantering Läst 11324 gånger

Ett vanligt problem vid tidsuppskattning är att det är lätt att ”plantera” en åsikt hos sin omgivning. Om man frågar en grupp ”hur lång tid kommer det ta att göra den här uppgiften?” och en person svarar ”40 timmar”, kommer de övriga i gruppen att medvetet eller omedvetet relatera till siffran 40 i sina tidsuppskattningar. Det är troligt att svaret hamnar i närheten av 40,trots att några deltagare kan ha haft andra åsikter från början. Den som har en avvikande åsikt vågar inte alltid säga sin åsikt inför gruppen av rädsla för att ha tänkt fel.

Planning poker löser detta problem dels genom att deltagarna i gruppen gör sin individuella tidsuppskattning under tystnad och dels genom att gruppen därefter diskuterar de tidsuppskattningar som är mest avvikande. Planning poker är en vanlig teknik för att tidsuppskatta i agil utveckling, men tekniken går utmärkt att använda även om utvecklingen bedrivs enligt någon annan metod.

Tekniken är enkel att tillämpa, en person beskriver ett krav för en grupp och efter en stunds diskussioner och eftertanke ska varje deltagare i gruppen uppskatta hur lång tid kravet tar att realisera. Varje deltagare gör tidsuppskattningen genom att välja det kort ur sin kortlek som bäst stämmer in på den uppskattade tiden. På korten står siffror som motsvarar hur lång tid utvecklingen kommer att ta. Vanliga valörer är 0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13,20, 40, 100 och ”vet ej”. Siffrorna på korten kan översättas till ”dagar” men i agil utveckling används även andra innebörder.

Tidsuppskattningen görs gemensamt av alla deltagare i utvecklingsgruppen, exempelvis utvecklare, testare och användare, i stället för att låta en enskild specialist göra bedömningen själv. Grundtanken är jämförbar med en workshop: gruppens resultat blir bättre än individernas tack vare de synergieffekter som uppstår när gruppen resonerar och driver på varandra mot resultat.

Beskrivning av arbetssättet

Planning poker börjar med att varje deltagare får en uppsättning spelkort. Arbetet leds av en moderator och går ofta till så här:

  1. Den deltagare som har mest kunskaper om utvecklingsuppdraget beskriver kortfattat uppgiften, exempelvis utgående från en användarberättelse.
  2. Deltagarna ställer frågor för att förstå tillräckligt mycket om uppgiften för att kunna uppskatta nödvändig tid. Det är viktigt att inte försöka lösa hela problemet, moderatorn behöver avrunda alltför långa diskussioner.
  3. Varje deltagare väljer under tystnad ut ett kort ur sin kortlek som motsvarar dennes tidsuppskattning. När alla deltagare har valt kort, vänder de upp korten samtidigt så att alla kan se varandras kort.
  4. Det är vanligt att deltagarna uppskattar tiden mycket olika, detta är ett bra underlag för diskussion. Om så är fallet får de deltagare som har valt högsta respektive lägsta tid motivera hur de har resonerat för att komma fram till sina beslut. Exempel på dialog: Den deltagare som har valt den högsta tidsuppskattningen förklarar genom att säga ”Jag tror att det blir svårt att testa att det fungerar eftersom det stället krav på att vi tvingar fram en time-out i det angränsande xyz-systemet…”. Deltagaren med lägst estimat svarar ”Det är inga problem, vi lägger in en väntesnurra i systemet, det vet jag hur man gör …”.Det är viktigt att se diskussionerna som något positivt som gör att gruppen lär sig mer om både tidsuppskattningen och systemet.
  5. Gruppen diskuterar lösningar under några minuter och moderatorn skriver noteringar som kan användas under det kommande utvecklingsarbetet.
  6. Varje deltagare gör en ny tidsuppskattning med hjälp av korten. I de flesta fall blir tidsuppskattningen mycket mer ensad denna andra gång. Om detta inte inträffar, upprepa processen ytterligare gånger. Det kan behövas tre sådana iterationer för att komma fram till en någorlunda samstämmig uppfattning. Det är inte nödvändigt att hela gruppen har samma siffra på korten eftersom målet är en kvalificerad bedömning snarare än en exakt precision. Denna andra tidsuppskattning är ett viktigt steg som inte ska hoppas över även om det kan kännas frestande. Tidsuppskattningen tar bara någon minut och momentet gör att man ser om gruppen blivit överens.

När gruppen har tidsuppskattat ett utvecklingsuppdrag, går man vidare med nästa uppdrag på samma sätt. Planning poker kan äga rum under 1-3timmar. Om förutsättningarna är oklara tar det längre tid att bedöma tiden och det kan även leda till felaktiga prognoser. Resultatet av tidsuppskattningen kan användas för att bedöma hur många utvecklingsaktiviteter som hinns med i en iteration.

Kortlekens utformning

Det finns färdiga planning poker-kortlekar att köpa på internet, men man kan också göra sin egen kortlek. Man kan exempelvis använda kort från en vanlig spelkortlek och låta knekt, dam och kung motsvara de högsta valörerna. Jokern kan motsvara ”vet ej”. Det finns också mallar att ladda ner från internet för den som vill skriva ut korten själv.

Kortleken är medvetet utformad med större och större avstånd mellan talen i talserien. Anledningen är att det är mycket svårare att bedöma nödvändig tid för större utvecklingsuppdrag. Stora uppdrag bör delas upp i mindre för att tidsuppskattningarna ska bli mer korrekta.

Kortet ”vet ej” symboliseras ofta med ett frågetecken och används av en deltagare när denne saknar tillräcklig information för att kunna bedöma tiden. Om en deltagare lägger detta kort bör man stanna upp och diskutera utvecklingsuppdraget ytterligare innan man genomför tidsuppskattningen. Det är lätt att frestas att hoppa över den deltagaren och bara titta på de andra korten men risken är att resultatet blir snedvridet.

Andra användningsområden

Kortleken kan även användas vid prioritering. En grupp går igenom krav och prioriterar under tystnad med hjälp av korten. Antingen använder skalan som beskrivs ovan eller någon annan valfri skala, exempelvis MoSCoW (must, should, could och won’t). Att använda planning poker även på beställarsidan medför samma stora fördelar som på leverantörssidan: Besluten fattas i grupp i stället för av individer, beställarnas kunskaper delar ökar och man hittar kompletterande infallsvinklar. Resultatet av beställar- och leverantörssidans prioriteringar kan användas för att besluta vilka krav som ska vara med i en iteration.

Fördelar med planning poker

  • Varje deltagare tänker själv under tystnad. Minskar risken att någon ”planterar” en uppfattning hos övriga gruppdeltagare.
  • Alla gruppdeltagare är delaktiga i tidsuppskattningen. Motsatsen är att endast diskutera kraven och då ökar risken att några deltagare inte deltar aktivt.
  • Deltagarna uppmanas diskutera motiven till vald tidsuppskattning. Detta leder till djupare kunskaper.
  • Arbetssättet är iterativt eftersom arbetet upprepas vid behov.
  • Tidsuppskattningen baseras på gruppens konsensus i stället för en individs åsikter.
  • Det är ett roligt sätt att tidsuppskatta eftersom det tilltalar kreativitet och tävlingsinstinkt och skapar engagemang runt uppgiften.

Nackdelar med planning poker

  • Tekniken kan vara svårare att tillämpa i distribuerade projekt. Det finns dock webbaserade verktyg som kan användas när arbetsgruppen är utspridd.
  • Om mer tid behövs än vad beställaren har tänkt, kan det behövas omprioriteringar i projektplanen. Vid alla omprioriteringar krävs att beställaren agerar.
  • Det finns en risk att man tror att man har konsensus när man egentligen saknar information för att kunna göra en korrekt bedömning.

Tips för vidare läsning

  • Boken Kravhantering för IT-system av Ulf Eriksson behandlar bland annat prioritering och tidsuppskattning.
  • Se även vårt kursutbud.

 

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln