Prioritering och rangordning inom kravhantering

2013-06-20 Artikelbanken Kravhantering Läst 10775 gånger

Vikten av prioritering inom kravhantering ökar i takt med att utveckling bedrivs allt mer agilt då detta innebär fler och kortare leveranser. Det i kombination med många intressenter som vill ha sina krav uppfyllda så fort som möjligt gör prioritering till en allt större utmaning idag. Det hjälper inte heller att vi ofta saknar genomtänkta strategier för prioritering, trots att detta bör vara en naturlig del av vår kravstrategi.

Något enkelt uttryckt ska kraven enligt rådande teori utvecklas i prioritetsordning. I verkligheten är prioritering ett komplext begrepp som omfattar ett flertal olika kriterier och perspektiv. Därmed blir begreppet prioritering luddigt och tolkningsbart. Rättare sagt ska kraven utvecklas i rangordning, varav prioritering är en av parametrarna som ingår i rangordningen. I den här artikeln förklarar jag skillnaden mellan prioritering och rangordning samt vikten av en förbättrad prioritering genom rangordning. Dessutom kommer jag att presentera en teknik som heter ”parvis jämförelse” som kan underlätta rangordning av krav.

 

Prioriteringskriterier

Syftet med prioritering är att hitta en bra balans mellan den nytta det uppfyllda kravet kan ge beställaren och användarna gentemot vad det kostar. Det viktiga är att intressenterna gemensamt, i en tät dialog, kommer fram till vilka krav som ska levereras, och i vilken ordning.

Det finns lite olika kriterier man kan titta på för att kunna göra en bra prioritering:

  • Verksamhetsnytta
  • Användarnytta
  • Kostnad
  • Tid
  • Komplexitet
  • Risk
  • Framtiden

De krav som ger mest nytta för verksamheten och användarna i förhållande till kostnad blir prioriterad högst från beställarens perspektiv. Utan att ta höjd för andra perspektiv vore det relativt enkelt för beställaren att även bestämma sig för att kraven ska levereras i prioritetsordning, från högst till lägst. Samtidigt kan vissa mindre prioriterade krav innebära komplexa lösningar med risk för oväntade överraskningar längre fram i projektet. Även dessa komplexa krav bör utvecklas först för att minimera risken. Dessa två perspektiv är bra exempel på utmaningarna kring kopplingen mellan prioritering och leveransplanering. Vi kan inte leverera både de krav som är högst prioriterade och de krav som är mest riskfyllda samtidigt. Det är här vi behöver ta nästa steg och rangordna de prioriterade kraven, så vi vet vilka krav som vi ska ta med först. Genom att visualisera kraven tillsammans får vi en överblick över kraven som underlättar rangordningen.

 

Visualisera

Under prioriteringsarbetet kan olika perspektiv såsom nytta och kostnad, eller nytta och risk, tydliggöras för fler intressenter genom visualisering. Överblicken som visualisering ger blir ett bra underlag för intressenterna till att komma överens om hur kraven skall rangordnas och leveransplaneras. Nedan ser ni ett exempel på ”Korset” som är en teknik för att visualisera. Korset ger en enkel fyrfältsmatris med fyra tydliga kategorier. Vilka perspektiv du använder axlarna till är valfritt beroende på just ditt sammanhang. Du kan till exempel jämföra verksamhetsnytta och kostnad eller verksamhetsnytta och risk beroende på vad som är det viktigaste. Det väljer du själv. Samla alla nyckelintressenter i en gemensam workshop och kör igång!

 

 

Vi får ett väldigt bra diskussionsunderlag när vi visualiserar på det här sättet. Hur högt värde för kunden har vårt krav ”spara kund” och hur enkelt är det att implementera? Skriv in hög, medel, låg samt ”Inte nu?” i kategorierna och förtydliga ytterligare genom att fylla i en skala 1-4. De krav som hamnar i kategorin ”Inte nu?” ska antingen parkeras eller sparas till en senare prioriteringsomgång. Med denna överblick kan vi nu ta nästa steg och gå vidare med rangordning och leveransplanering av våra krav.

 

Rangordna

Oavsett om vi jobbar mer eller mindre agilt, så jobbar vi gärna med listor i någon form. Det är enkelt och vi är oftast vana vid att jobba så. Om vi jobbar enligt Scrum blir en Product backlog vår bruttolista med krav och en Sprint backlog blir vår leveranslista för vår nästa sprint. Om vi jobbar mindre agilt så brukar vi ha någon sorts lista över nytillkomna krav samt en restlista sedan tidigare. Oavsett hur vi jobbar behöver vi bestämma i vilken ordning varje krav ska implementeras.

 

Det finns en teknik som heter ”parvis jämförelse” som kan underlätta just när vi har några krav som är svåra att placera i en rangordning för leveransplanering. Tekniken innebär att för varje möjlig kombination av två krav ska ett krav alltid identifieras som viktigare. Detta ger en viktning av kraven i förhållande till varandra som sedan används för att rangordna kraven. När kraven i varje par jämförs ska de olika kriterierna som nytta, kostnad och risk tas höjd för samtidigt varför det är viktigt att rätt intressenter med flera olika perspektiv är med i arbetet.

 

 

Resultatet, som illustreras av bilden, är inte bara en leveransplanering, utan också en tydlig leveransordning av kraven. Restlistan (Product backlog) är i prioritetsordning där de olika kategorierna hög, medel, låg och de genomstrukna ”Inte nu” representeras av olika färger. Listan för leveransen, eller Scrum backlog om vi jobbar enligt Scrum, är rangordnad, vilket kan innebära att ett lägre prioriterat krav kan utvecklas innan ett högre prioriterat krav.

 

Kravstrategi

Jag nämnde inledningsvis att processen för prioritering behöver finnas med som en naturlig del av en kravstrategi. I stora drag kan man säga att en kravstrategi är en beskrivning av hur kravarbetet ska bedrivas inom program, projekt, förvaltningar och andra typer av uppdrag på ditt företag för att sätta rätt ambitionsnivå. En kravstrategi bör beskriva vilka arbetsuppgifter som man anser ingår i kravledning, hur kravutvecklingen sker samt hur man följer upp och dokumenterar kravarbetet. Här bör det också tydligt ingå hur man tänker jobba med sin prioritiering.

 

Nackdelar och begränsningar

Bara för att jag har illustrerat hur rangordning kan leda till en förbättrad kravprioritering betyder inte det att rangordning alltid är nödvändigt eller applicerbart i alla situationer. I situationer där kraven är få kan det räcka med en enklare prioritering som underlag till leveransplanering. Avseende parvis jämförelse är tekniken orealistiskt att göra på samtliga krav, utan bara vid ett begränsat antal där ordningen är av betydelse för leveransen. Annars kan processen bli väldigt tids- och resurskrävande. Det är också avgörande att kravledaren har tillgång till rätt resurser. Metoden bygger på att den genomförs av en duktig ledare som har samlat nyckelpersoner som både kan innebörden av sina specifika krav samt har en förmåga att se helheten.

 

Summering

Det behöver inte vara svårare än vad bilden nedan visar, det vill säga en enkel process för prioritering som vi rekommenderar för att göra prioriteringen både visuell och tydlig. Genom att gemensamt kategorisera och rangordna kraven kan vi göra en relativ jämförelse mellan kraven för att kunna göra en bättre leverans!

 

 

Vi saknar ofta en tydlig arbetsprocess för hur vi ska jobba med vår prioritering. Om vi har en bra process för vårt prioriteringsarbete där både beställare och leverantör är involverad, så får vi automatiskt en bättre leveranskvalitet. Se till att få med rutinen för hur ni ska jobba med prioritering i er kravstrategi.

 

Använd visualisering av kraven med hjälp av korset som blir ett bra diskussionsunderlag där alla nyckelintressenter medverkar och kan tycka till i kategorisering och prioritering av kraven. Nästa steg är att rangordna och leverensplanera. Tekniken parvis jämförelse kan vara till hjälp men den kan inte appliceras på alla våra krav då kraven är många eftersom det skulle bli för tidsödande. I de fall vi tror att det är viktigt i vilken ordning kraven levereras så är rangordning och parvis jämförelse en bra och enkel metod att införa.

 

Nästa steg

Anmäl dig till en av Konsultbolag1s populära kurser inom kravhantering och test:

  • Effektiv kravhantering - process, roller, ansvar, aktiviteter, begrepp, praktisk verktyglåda inom kravhantering
  • Kravdesign - tekniker för att fånga, förädla och kommunicera krav
  • Eller så är det kanske dags för dig att certifiera dig inom kravhantering genom att gå utbildningen REQB-certifierad kravhanterare?

 

Läs mer

Är ni nyfikna på att läsa mer om varför ni ska ha en kravstrategi? Läs gärna vår artikel Från kravstrategi till förvaltning av krav. Eller välj någon annan av våra artiklar ur Faktabanken.

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln