Smarta scenarier - för en bättre IT-beställning

2010-11-15 Artikelbanken Kravhantering Läst 15969 gånger

Genom åren har vi utarbetat en praktisk kravinsamlingsteknik som vi kallar ”Smarta scenarier”. Den syftar till att ta fram scenariosituationer på ett effektivt sätt där målet är att identifiera kraven med hjälp av så få scenarier som möjligt.

I den här artikeln beskriver vi insamlingstekniken genom att följa ett enkelt praktikfall för en verksamhet som vill starta en webbutik för att sälja kartor.

Insamlingstekniken steg för steg

Insamlingstekniken Smarta scenarier är enkel att tillämpa. Den passar bra att använda i förstudiefasen då verksamhetens behov kartläggs. Insamlingstekniken är också ett bra sätt att fånga oklarheter som ska vara klargjorda innan förändringsarbetet startar.

Följande arbetssteg ingår:

  • Identifiera Smarta scenarier
  • Prioritera beskrivningsordning
  • Beskriva scenarier
  • Dokumentera resultatet

Smarta scenarier handlar om att fånga rätt krav enkelt och snabbt genom att deltagarna kommunicerar i workshopform.

Vad är ett scenario?
Ett scenario är en sammansättning av möjliga händelser - ett flöde av förväntande steg. Ett scenario består av en situation, en samling aktiviteter och involverade organisationer/roller.

Vad är skillnaden mellan en process och ett scenario?
Enkelt uttryckt så är ett scenario en väg genom processen utifrån en given situation. En utvecklare skulle säga att ett scenario är en instans av en process.

Arbetet med scenarier är enkelt och fritt jämfört med processarbetet som är tungt och regelstyrt.

Identifiera Smarta scenarier

Arbetet med Smarta scenarier behöver oftast delas upp på flera tillfällen. Innan du genomför en workshop är det viktigt att bestämma syftet och planera vad som ska fokuseras. Syftet i vårt praktikfall bestämdes till ”Ta fram ett underlag för en IT-beställning av en ny Webbutik för kartor”.

För att få ett lyckat resultat krävs rätt deltagare samt att de har en gemensam utgångspunkt. En rekommendation är att inledningsvis presentera bakgrunden och diskutera centrala begrepp.

Hitta aspekter

Först identifierar gruppen aspekter. Aspekter kan beskrivas som till exempel händelser, olikheter eller områden som påverkar affärsflödet.

I vårt praktikfall identifierade vi nedanstående aspekter med följande alternativ:

  • KUND - verksamheten har både engångskunder och medlemskunder som loggar in
  • PRODUKT - det säljs både standardkartor eller kundspecifika kartor
  • BETALSÄTT - kunderna betalar med betalkort eller faktura
  • PROGRESS - allt går bra eller allt går fel

Den sistnämnda aspekten lägger kravledaren alltid till för att ge möjligheten att diskutera vad som kan misslyckas och vad som då sker.

Att hitta aspekterna kan vara lite klurigt och svårt till en början. Arbetet kräver en påläst kravledare. Det är bra att kravledaren exemplifierar någon aspekt för att komma igång. Viktigt är att inte ta fram för många aspekter. Det finns annars en risk att det blir för komplext och att överblicken försvinner. Även här stödjer kravledaren gruppen.

Sätta samman situationer

Utifrån dessa aspekter kan sedan situationer för olika scenarier sättas samman. Metoden går ut på att kombinera aspekterna och variera alternativen.

I praktikfallet kombinerades först dessa två realistiska situationer:

  • Josefin som är en medlemskund ska köpa en present till mormor. Hon vill ha en kundspecifik karta över det område där mormor har sin sommarstuga och designar denna. Josefin vill betala med faktura. Allt går bra.
  • Gustav som är en engångskund ska åka till fjällen och vill köpa en fjällkarta (standardkarta) och betala med betalkort. Allt går bra.

Slutligen valde gruppen en redan formulerad situation där ”allt går fel” istället, vilket resulterade i en tredje situation:

  • Gustav som är en engångskund ska åka till fjällen och vill köpa en fjällkarta (standarkarta) och betala med betalkort. Allt går fel.
  • Genom att ha beskrivit ovanstående tre situationer är samtliga aspekter och alternativ täckta.
ASPEKT/ALTERNATIV KUND PRODUKT BETALSÄTT PROGRESS
Situation 1 medlemskund kundspecifik karta faktura allt går bra
Situation 2 engångskund standardkarta betalkort allt går bra
Situation 3 engångskund standardkarta betalkort allt går fel

Sätt slutligen en kort men beskrivande rubrik för scenariot som underlättar kommunikationen. Med scenariosituationerna har du nu också ett perfekt underlag för dina acceptanstestfall.

Prioritera beskrivningsordning

Att sedan prioritera beskrivningsordning för situationerna görs gemensamt i gruppen. Verksamhetens vanligast förekommande situationer prioriteras högst. Det vanligaste beskrivs först. Nästkommande situation ska vara vanlig men mycket olikt föregående situation för att så snabbt som möjligt täcka in verksamhetsområdet. För att inte gruppen ska fastna i alltför djupgående diskussioner kring felhantering beskrivs situationerna där ”allt går bra” tidigt.

Beskriva scenarier

När scenarierna har prioriterats påbörjas den mest kreativa och roliga delen av kravinsamlingsarbetet. Det är nu kommunikationen intensifieras. Gruppen börjar beskriva det högst prioriterade scenariot steg för steg, d.v.s. vad som triggar scenariot och vem som gör vad.

För att få ett helhetsperspektiv och därmed lättare hitta flera krav bör beskrivningen starta några steg före och några steg efter aktuellt verksamhetsområde. Till exempel beskrivs i scenariot nedan även att Gustav söker efter en kartbutik (googlar). Detta ledde till att gruppen kravställde att tjänsten enkelt ska hittas när en kund söker efter karttjänster på Internet. När du tänker ”out of the box” hittas med säkerhet förbättringsområden att samverka kring med andra verksamheter.

En svårighet kan vara att bestämma med vilken detaljeringsgrad som scenariot ska beskrivas. Det är gruppen som tillsammans avgör vad som är av intresse och vad det finns ett behov av att beskriva. Praktisk nivå växer ofta fram i takt med arbetet. Kravledaren ställer förstås relevanta frågor och leder gruppen framåt. Ett sätt att undvika för långa diskussioner är göra antaganden för hur det förhåller sig i scenariot.

Under arbetet gör gruppen med all sannolikhet flera ställningstaganden som bör dokumenteras synligt för alla. Ofta identifieras områden som är diffusa och oklara, och det är viktigt att även oklarheter fångas så att frågeställningarna kan tas om hand vid ett senare tillfälle. I vårt praktikfall identifierades behovet att ta fram en ny prismodell, något som om det kommit fram först under utvecklingen, sannolikt skulle leda till förseningar.

Att arbeta med Smarta scenarier är enkelt för alla deltagare men kräver en erfaren kravledare. Desto mer erfaren kravledare desto fler typer av krav kan samlas in. Erfarenheten visar att det normalt behöver beskrivas färre scenarier än de som har identifierats för att det i slutänden visar sig att alla scenarier inte ger något mervärde, eftersom de redan kan vara täckta.

Dokumentera resultatet

Kravledaren ansvarar för att dokumentera resultatet som kommit fram under workshopen. Det är förstås en fördel om det finns en dokumentatör på plats. Ett tips är att löpande fotografera vad som framkommit under pågående arbete för inte tappa bort gruppens ursprungliga resultat. Flödet över scenariot dokumenteras sedan med fördel i något ritprogram som exempelvis Microsoft Visio.

Slutligen

Resultatet från kravinsamlingen blir en bra grund för att sedan dokumentera verksamhetsprocesser och verksamhetens systemkrav. Som bonus hittar du utredningsbehoven i god tid samtidigt som du också fångar acceptanstestfall. Sammantaget vill vi påstå att som beställare får du riktigt bra förutsättningar för att ta fram en tydlig IT-beställning. Desto tydligare beställning desto enklare blir det att i slutänden godkänna och acceptanstesta slutleveransen.

Smarta scenarier är ett allt-i-ett-koncept som används bäst när du vill vara kreativ, konkret och inte så formell. Insamlingstekniken kommer till sin rätt när kommunikation och effektivitet är det viktiga, inte formen.

Nästa steg

Läs andra relaterade artiklar:

Anmäld dig till en av Konsultbolag1s populära kurser:

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln