Tatiana Ozhigova

Vägen till det väsentliga genom begreppsdjungeln

2018-09-07 Blogg Kravhantering Läst 336 gånger

Mitt uppdrag idag handlar om översyn av kravprocessen på en central enhet på ett stort företag. Otroligt spännande uppgift i en mycket intressant verksamhet där utveckling av IT-stöd sker snabbare än man hinner blinka. Nu är det dags för de första reflektionerna och i samband med det har jag kommit på ett område som jag vill gärna dela lite tankar kring – en uppsjö av olika begrepp och hur man kommer till det väsentliga i en diskussion. Mycket relevant för oss som jobbar med kravhantering. Har ni någon gång reflekterat hur viktigt det är att formulera frågan rätt när man intervjuar verksamheten i syfte att fånga behov? I den formuleringen använder ni säkert vissa termer och begrepp som hör till ämnet/metoden/yrket och så vidare. Min fundering den senaste tiden har varit huruvida dessa termer och begrepp verkligen underlättar kommunikation och förståelse? Jag måste erkänna att jag är inte så säker på det. Snarare tvärtom, vissa termer i vissa sammanhang kan sudda ut det väsentliga, skifta fokus till något helt annat, eller få människor att prata i klichéer vilket förhindrar att bottna i frågan som diskuteras. Känner ni igen detta? Lät oss titta på några exempel. 

  • Översättning av materialet (presentation, kravdokument, etc.) till ett annat språk. Om företaget inte har engelska som gemensamt affärsspråk, men har ett behov att kommunicera, till exempel, med sina leverantörer på engelska, kommer man med all sannolikhet hamna i en situation där samma ord blir översatt på olika sätt vilket förhindrar förståelse. Och detta kommer i värsta fall leda till en felaktig uppfattning av vad, till exempel, kravet innebär. Ibland utan att någon lägger märke till det.  
  • Användning av buzz-ord som är laddade med en specifik mening i ett visst sammanhang i en viss miljö. Jag har även sett att man använder vissa begrepp i form av en etikett som man sätter på ett problemområde innan man har förstått rotorsaken. I detta fall kan det lätt hända att man drar slutsatser baserat på etiketten och på det som finns bakom den. Ta till exempel, följande resonemang: "vi har ingen möjlighet att vara effektiva eftersom projektstyrningsmodellen innehåller milstolpar, vilket är ett tecken på vattenfallsmodell som är mycket konservativ och inte tillåter flexibilitet. Därför är det väldigt lite som vi kan göra innan vi får lov att jobba agilt." Här sätter man etiketter "vattenfallsmodell" och därmed har en ursäkt att inte utmana ett befintligt arbetssätt.  
  • Tron på att begrepp är universella. Alla begrepp existerar och har definition i relation till en specifik kontext. Digitalisering betyder olika saker på olika företag. Samverkan betyder olika saker i olika sammanhang. Produkt betyder olika saker på olika enheter inom en och samma organisation. Vad är det som vi pratar om just nu? Innan vi går in på känsloladdade begrepp, låt oss tydligt definiera vilka ord som vi använder för vad. Det motsatta förekommer också: olika begrepp kan mycket väl betyda samma sak. Eller ännu svårare - överlappa varandra i meningen. Det gör svårt att bygga en logisk struktur där man med hjälp av två begrepp kanske tror att man pratar om "två olika saker", medans det kan vara "same, same but different", eller samma sak till en viss del.

Ett tips (som jag faktiskt använt med framgång) är att istället för att använda termer, prata om vad de står för. Lyckas man förklara termers betydelse på ett enkelt sätt som också är anpassat till mottagare, kommer man mycket fortare till det väsentliga. Ett väl fungerande samarbete mellan IT och verksamhet uppstår när man tar bort formalia och istället fokuserar på innehållet. Då känner man plötsligt att ett möte inte är en tidstjuv utan en värdeskapare. Man kanske till och med får både göra fel och ha möjligheten att rätta det (vi pratar om någon agil metod utan att nämna den). Mycket bra diskussioner uppstår när man kommer till det väsentliga - ibland genom att skippa begrepp. Vad tycker ni?

Läs relaterade artiklar

Dela artikeln