Workshops leder till engagemang och motivation

2009-10-19 Artikelbanken Kravhantering Läst 27905 gånger

För att skapa motivation hos sig själv och i en grupp behövs kreativitet. Kreativitet går att träna upp med olika tekniker. Workshop är en populär kreativ mötesform som kan locka fram deltagarnas inneboende drivkrafter och motivation om det görs på rätt sätt. Här får du veta mer om ett antal tekniker för att öka kreativitet som du kan använda direkt för att få ut mer av nästa möte eller workshop.

Användningsområden för workshops

Många gånger är det viktigt att arbeta i en grupp kring en uppgift eller ett problem. Det kan handla om att identifiera krav och önskemål på ett kommande eller existerande IT-system, att sammanställa en komplett lista över intressenter, att välja funktioner som ska testas eller att identifiera risker. Ett annat populärt område då man träffas i grupp är verksamhetsplanering där ett av syftena är att få fram nya idéer och ett annat syfte är att de beslut som fattas omedelbart ska bli förankrade i gruppen.

En väl genomförd workshop har stora fördelar över ett traditionellt möte. Fokus flyttas från ledaren till gruppen och det blir därmed en mer demokratisk process där alla får bidra. Deltagarna blir mer motiverade och aktiva. Ofta hinner man med mer på kortare tid jämfört med ett möte och deltagarna har kul!

Faktorer för att lyckas med en workshop

Det finns många delar som måste fungera för att en workshop ska bli lyckad, till exempel:

  • Praktiska förutsättningar: Rätt lokal, tidpunkt och workshopens längd.
  • Kreativitet: Ledarens förmåga att få igång deltagarnas kreativitet så att så många idéer som möjligt kommer fram under workshopen.
  • Gruppdynamik: Ledarens förmåga att hantera gruppen så att till exempel tystare deltagare kommer till tals och ingen deltagare ”tar över” och dominerar på bekostnad av andra.
  • Kunskaper: Deltagarnas intresse för och erfarenheter av ämnet.

Den här artikeln fokuserar på hur man som ledare kan arbeta för att öka gruppens kreativitet.

För att vara kreativ krävs trygghet

För att kunna vara kreativ krävs det att man känner sig trygg både i sig själv och i gruppen. Man ska känna att idéer accepteras i gruppen och att allas åsikter räknas lika mycket. Man ska känna sig välkommen i gruppen. Man behöver också känna sig trygg med ledaren.

En erfaren workshopledare arbetar medvetet för att deltagarna ska känna sig trygga och är därför den som drar det tyngsta lasset för att åstadkomma motivation och kreativitet i en grupp. Den erfarne workshopledaren...
...använder isbrytare för att få deltagarna att landa och för att snabbare åstadkomma en stabil grupp.
...medlar/löser meningsskiljaktigheter och andra problem som kan dyka upp i en grupp.
...ser till att ingen deltagare tar över samt lockar tystlåtna att delta.
...låter alla komma till tals och visar respekt för åsikter.

När deltagarna känner trygghet kan de träna upp sin kreativa förmåga. Det handlar om att byta perspektiv på problem, lära sig grundläggande tekniker och dra nytta av hur hjärnan fungerar.

Kreativitet kan övas upp med kreativitetshöjare

För att åstadkomma engagemang och intresse i en grupp behöver ledaren ett förråd med övningar med kreativa inslag, det vi kallar kreativitetshöjare. Det finns mängder av övningar som fungerar som kreativitetshöjare och det gäller att hitta rätt övning baserat på problemet, deltagargruppen och dina egna preferenser. Övningarna ställer varierande krav på förberedelser. Ett enkelt sätt att öka kreativiteten kan vara att öppna ett fönster för att få in nytt syre i rummet. En mer komplicerad övning kan vara att genomföra ett rollspel för att se på ett problem ur nya perspektiv. Här följer sex exempel på kreativitetshöjare.

1. Stå framme vid tavlan

Det enklaste sättet att få deltagare att bli mer kreativa och engagerade är att låta dem stå framme vid tavlan under idégenereringsfasen. Den som inte har provat det här förut får ofta stora aha-upplevelser.

Tidsåtgång: kontinuerligt under idégenering, gruppering och prioritering.

Upplägg: Deltagarna står framme vid tavlan när de skriver sina idéer på notislappar. Idégenereringen görs under tystnad och utan att förklara lapparna. Efteråt diskuterar man de lappar som behöver tydliggöras.

Användningsområde: Skapar vi-känsla, låter deltagarna kontinuerligt ta del av varandras lappar, ger tryggare deltagare. Många tänker bättre när de står.

2. Ordlek

Tidsåtgång: 5-10 minuter.

Upplägg: Förbered genom att skapa några anagram. Anagram är när man tar ett ord och kastar om bokstäverna för att bilda ett eller flera nya ord. Ett anagram till ordet ”testledare” är ”ersatte eld”. Kan du hitta ett aktuellt ord i uttrycket ”svullnads”1? Deltagarnas uppgift är att lista ut rätt bokstavsordning och identifiera det ursprungliga ordet. Övningen kan göras individuellt eller i grupp. Ordlekar kan lätt anpassas till det aktuella ämnet genom att välja verksamhetsuttryck eller namn på avdelningar eller personer.

Användningsområde: När deltagarna kört fast eller när krångliga verksamhetsbegrepp leder till missförstånd. Efter lunch då gruppen ibland har svårt att fokusera.

3. Exotiskt fruktfat, gissa frukt och smaka

Tidsåtgång: 15 minuter.

Upplägg: Presentera ett fat eller en skål med exotiska frukter och be gruppen gissa eller hitta på namn på alla frukter. Alla i gruppen får smaka efteråt.

Användningsområde: Övningen kan användas för att snabbt uppnå en gruppkänsla genom att prova någonting nytt tillsammans och bidrar till att man vågar prova eller uttala sig om nya tankebanor.

4. Liten tvärtom-workshop

Tidsåtgång: 30 minuter.

Upplägg: Formulera en tvärtomfråga, till exempel ”Hur ska vi göra för att få så dålig kvalitet som möjligt?”. Deltagarna spånar fram idéer med gula lappar när de står vid en whiteboard-tavla. Efter idégenereringen grupperar deltagarna lapparna på tavlan tillsammans med ledaren. De ger varje grupp av lappar en rubrik och omvandlar rubriken till dess positiva motsats. En gruppering som innehåller lappar om bristfällig tid, avsaknad av planering, sena leveranser etc kanske får namnet ”planera ordentligt”.

Användningsområde: När gruppen har fastnat i gamla tankebanor. Övningen underlättar framtagande av nya idéer samtidigt som den leder till ökad kreativitet och engagemang i gruppen.

5. Rollspel

Tidsåtgång: 15-60 minuter.

Upplägg: Ta fram olika scenarion som speglar några utmaningar i er verksamhet. Dela in deltagarna i mindre grupper och ge varje grupp ett scenario. Efter tid till förberedelser får varje grupp spela upp sitt scenario för övriga deltagare. Därefter genomför alla en gemensam diskussion för att diskutera orsakarna till problemen och/eller eventuella lösningar.

Användningsområde: Då gruppdeltagare har svårt att se situationer ur andras perspektiv eller vid problem som kräver att strukturerad analys och idégenerering görs i gruppform för att komma fram till lösningsförslag.

6. Rita rygg mot rygg

Tidsåtgång: 10 minuter.

Upplägg: Placera deltagarna parvis rygg mot rygg. Ge en deltagare i varje grupp en bild som den andra personen ska rita av baserat på instruktioner från den första personen. Den som ritar får ställa frågor. Exempel på figurer att rita: kvadrat, gubbe, hus, segelbåt. När deltagarna har ritat klart diskuterar man vad som gick fel och diskuterar vad som kan göras för att resultatet ska bli ännu bättre. Därefter upprepas övningen med en ny bild och den här gången får den deltagare som nyss förklarade rita. Troligen blir den andra bilden bättre än den första som en följd av bättre kommunikation

Användningsområde: Illustrerar hur svårt det är att kommunicera begripligt. Jag har gjort övningen med kravställare och utvecklare med mycket bra resultat.

Sammanfattning

Workshops är ofta mer effektiva jämfört med traditionella möten. När fokus flyttas från ledaren till deltagarna krävs att deltagarna känner trygghet i gruppen. Ledaren drar ett stort lass för att etablera denna trygghet så att deltagarna vågar vara engagerade. Kreativitet kan tränas upp med kreativitetsövningar som ofta är enkla att genomföra och snabbt leder till resultat. Dessa övningar fungerar utmärkt att använda även i många andra situationer. Man kan använda dem under ett möte, vid en kick-off eller under det dagliga arbetet för att bryta upp, få ny energi och lättare se lösningar på problem.

Tips för vidare läsning

  • Boken ”Kravhantering för IT-system” av Ulf Eriksson, Studentlitteratur 2008. Boken innehåller tips för workshops i kravsammanhang.
  • Faktabanken innehåller kostnadsfria artiklar med fokus på krav och test. Bland annat finns ett dokument med över 50 kreativitetshöjare.

KONTAKTA OSS

Har du frågor? Vill du ha hjälp med områden inom kravhantering och test?
Hör av dig till oss! Vi hjälper dig gärna. 

Kontakt 

Dela artikeln